Как бухгалтеру не задерживаться после работы? Как не уставать? Как гармонично совмещать эффективную работу и счастливую личную жизнь? На эти и другие вопросы отвечает Надежда Гаврилова, бизнес-тренер, специалист по тайм-менеджменту.

– Надежда Викторовна, какое количество часов в неделю необходимо уделять работе, семье,  друзьям, хобби? Есть ли какое-то оптимальное сочетание?

– Если Вы проводите на работе в неделю примерно 40 часов, то это дает Вам возможность достаточно гармонично строить остальную жизнь: успевать уделять время и близким, и друзьям, и здоровью и т.д. Если Вы хотите понять, сколько времени у Вас уходит конкретно на каждый из этих пунктов, то сделайте простое упражнение. Возьмите 168 часов, которые есть в неделе (7 дней x 24 часа = 168 часов), и разложите их по своим статьям расходов времени. Как правило, таких статей восемь: 

  1. Поддержание жизнеспособности (сон, еда). Обычно этот пункт занимает 1/3 всего Вашего времени.
  2. Время, которое Вы посвящаете работе. Вторая большая статья расходов, занимающая почти 1/3 времени.
  3. Семья. 
  4. Поддержание работоспособности (прогулки, зарядка, бани, бассейны, массаж и т.д.).
  5. Друзья (у кого-то они есть).
  6. Саморазвитие (учеба, чтение, тренинги, театр, хобби и т.д.).
  7. Вспомогательное время (уборка, покупки, ремонт, приготовление еды).
  8. Потери времени (переезды, болтовня, ожидания).

А также Ваши личные статьи расходов времени. У некоторых они носят имя конкретного человека.

Определите, сколько времени в процентном соотношении у Вас уходит на каждую из вышеперечисленных статей. Устраивают ли Вас цифры, которые получились? Может быть, что-то нужно скорректировать, исходя из Ваших приоритетов, при этом очень важно определить свои настоящие жизненные цели. Если же Вам не хватает на что-то времени, то мудрые люди на Востоке говорят: «Возьмите его у себя». Для этого достаточно пересмотреть затраты на каждый из пунктов и принять волевое решение. 

РАБОТАТЬ МЕНЬШЕ, НО ЭФФЕКТИВНЕЕ

– Многие бухгалтеры, как правило, перерабатывают…

– К сожалению, на большинстве российских предприятий переработки поощряются. Однако пользы от этого никому нет: ни самому работнику, ни работодателю, ни клиентам, потому что рано или поздно это истощает человека и сказывается на результатах его деятельности.

Дам совет для всех бухгалтеров: найдите время для изучения специальной литературы по тайм-менеджменту или пройдите тренинг. Иначе… В качестве примера приведу одну жестокую шутку моей коллеги: «Можно, конечно, постараться успевать все и быть хорошим, но… умрете рано». Помните, что работа на грани – это путь к стрессам, перегрузкам, семейным сложностям.

Основная ошибка главных бухгалтеров состоит в том, что в силу своей гиперответственности они сами делают бухгалтерскую работу или перепроверяют за другими. В этом случае можно посоветовать совершенствовать свои управленческие навыки: уметь делегировать, правильно распределять и координировать работу. 

Для специалиста-бухгалтера важно научиться расставлять приоритеты. Как правило, Вам за сутки нужно выполнить множество мелких и крупных задач, успеть сразу все: и свой участок, и отчетность и т.д. Начтите составлять письменные планы на месяц и на каждый день, где обязательно оценивайте затраты времени, которые потребуются на каждое дело (в минутах, часах). У большинства бухгалтеров в списке дел на завтра содержится такое количество заданий, выполнение которых требует нескольких дней. В результате Вы, естественно, все реализовать не успеваете, переписываете невыполненное на следующий день, при этом добавляете новое. Как следствие – у Вас паника, апатия, что все бесполезно, дела сыплются и сыплются.

Вывод из этой ситуации – объективно оценивайте свои возможности и никогда не продумывайте день от звонка до звонка. При составлении плана дня 30-40% времени Вам необходимо оставлять на незапланированные дела. Когда день «забит под завязку» много сил будет уходить у Вас на досаду, раздражение, переживания из-за того, что Вы многое не успеваете. А если время расписано правильно, то к вечеру Вы будете испытывать приятную усталость от удовлетворения, что все сделали. Такое утомление очень легко снимается обыкновенной прогулкой.

– Как не уставать на работе и в то же время быть эффективным?

– В течение дня рекомендуется делать минутки отдыха, чтобы восстановить работоспособность. Это, прежде всего, обед, которым ни в коем случае нельзя пренебрегать, 2-4 раза в день «чайные паузы» по 10-15 минут. Помните, если ресурсы не восстанавливаются, то они истощаются. Небольшие перерывы для отдыха всегда более эффективны, нежели 100% загрузка.

Кроме того, в день у бухгалтера должно быть по 3-5 безпомеховых отрезков времени (когда он не отвлекается и его не прерывают) от 40 до 90 минут. Тогда он успеет логически довести до конца важные задачи. Начните с организации хотя бы одного такого отрезка. Определите, в какое время Вас меньше всего отвлекают другие – и назначьте на него важные дела, которые требуют сосредоточенности. Подумайте также, что Вы можете сделать дополнительно, чтобы коллеги не мешали Вам в этот период (закрыться в кабинете, поставить объявление на своем столе «не беспокоить до 15 часов» и т.д.). 

УХОДИТЬ ДОМОЙ ВОВРЕМЯ И УСТРАИВАТЬ ЛИЧНУЮ ЖИЗНЬ

–Часто в бухгалтерии считается дурным тоном уходить вовремя домой…

– Бывает и такое. В этом случае Вам нужно решить для себя, что для Вас важнее на данный момент. Если Вы найдете ответ на вопросы: зачем и ради чего Вы перерабатываете (например, из-за денег или остался год до пенсии), то можете продолжать в том же духе. Если нет, то спросите себя: это – то единственное место, где я действительно хочу проработать всю жизнь и посвящать ему столько времени? Но, как правило, проблема не так страшна, нужно просто научиться лоббировать свои интересы у своего непосредственного начальника.

Другой случай, когда Вы намеренно (иногда даже не осознавая этого), удлиняете свой рабочий день. Как правило, такое происходит, когда у человека нет личной жизни, особо нечем заняться или возникли какие-то семейные проблемы, и он оттягивает возвращение домой. Словом, внутреннюю пустоту вкупе с проблемами/отсутствием личной жизни начинает заполнять работа, где все организовано, есть цели и востребованность. В такой ситуации Вам нужно начать проявлять более активную жизненную позицию. Чем Вы будет заниматься в будущем? С кем жить? От чего получать удовольствие? Что Вы сейчас для этого делаете? Пожалуйста, запишите все свои ответы и в соответствии с ними начните корректировать свои планы. 

– Есть ли какие-то секреты по «домашнему» тайм-менеджменту?

– Здесь все то же самое. Определитесь с целями – магнитами в личной жизни и, исходя из них, планируйте свои дела и взаимодействуйте с домочадцами. Например, если Вы хотите построить доверительные отношения с детьми, то нужно регулярно посвящать им время: общаться, играть, читать, а не только вместе смотреть вечером телевизор.

Что касается домашних дел, то есть много секретов по их оптимизации. Например, чтобы к выходным на Вас не наваливалась гора уборки, делайте каждый день по чуть-чуть: сегодня вечером помойте холодильник, завтра протрите все зеркала в доме, послезавтра помойте пол на кухне. И не стоит взваливать все домашние обязанности на себя, подключайте к ним своих домочадцев. Вот тут уже понадобится умение общаться друг с другом, договариваться и находить компромисс. 

+++++

– И Ваш заключительный совет нашим читателям.

– Для тех, кто после прочтения вышеперечисленного подумал: «Это все, конечно, правильно, но заниматься этим совершенно некогда», я расскажу мою любимую притчу. Сидит лесоруб и пилит дерево. Подходит к нему второй и спрашивает: «Что делаешь?» Тот отвечает: «Не видишь, пилю! Пять часов пилю, не могу распилить». А второй ему: «Так у тебя пила ржавая, зубья погнулись. Ты остановись, пилу наточи, и потом распилишь дерево за 10 минут». Лесоруб отвечает: «Некогда мне точить. Мне пилить надо!»

Вот так же и в нашей жизни: мы пилим часами, годами, то есть делаем «срочное», а не «важное» для себя и для реализации своих целей. И мало кто задает себя вопрос: зачем? Поэтому почаще задавайте себе вопросы и «затачивайте пилу». И жизнь станет счастливее!